Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết cho hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản ngắn hạn (thường dưới 90 ngày). Lưu ý rằng yêu cầu cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp và loại hình công tác, Vietvisa luôn cập nhật tra kỹ thông tin trên website chính thức của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam.

I. Giấy tờ cá nhân:

1. Hộ chiếu:

   • Bản gốc còn hiệu lực ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh Nhật Bản (tức là sau ngày dự kiến rời Nhật Bản ít nhất 6 tháng).
   • Phải còn ít nhất 2 trang trống để dán visa.
   • Nộp kèm bản sao tất cả các trang có thông tin cá nhân và các trang có visa (nếu có).

2. Đơn xin visa:

   • Tải mẫu đơn mới nhất từ website của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam.
   • Điền đầy đủ, chính xác bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (viết in hoa, không tẩy xóa, không bỏ trống mục nào).
   • Ký tên trùng với chữ ký trên hộ chiếu.
   • Không dập ghim đơn xin visa.

3. Ảnh thẻ:

   • 01 ảnh kích thước 4.5cm x 4.5cm.
   • Chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
   • Nền trắng, mặt nhìn thẳng, rõ ràng, không đeo kính râm, không đội mũ (trừ lý do tôn giáo).
   • Ghi rõ họ tên và ngày tháng năm sinh ở mặt sau ảnh.

4. Sổ hộ khẩu:

   • Bản sao công chứng đầy đủ các trang có thông tin.

5. Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân:

   • Bản sao công chứng.

II. Giấy tờ từ phía công ty cử đi (phía Việt Nam):

1. Quyết định cử đi công tác:

   • Bản gốc có dấu đỏ và chữ ký của người đại diện công ty.
   • Ghi rõ thông tin người được cử đi (họ tên, chức vụ, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu).
   • Mục đích chuyến đi công tác (càng chi tiết càng tốt).
   • Thời gian đi và về dự kiến.
   • Ai sẽ chịu trách nhiệm chi trả chi phí chuyến đi.

2. Giấy giới thiệu nhân viên (nếu có):

   • Bản gốc có dấu đỏ và chữ ký của người đại diện công ty.
   • Giới thiệu về vị trí và vai trò của người được cử đi trong công ty.

3. Giấy đăng ký kinh doanh của công ty:

   • Bản sao có công chứng.

4. Giấy xác nhận nộp thuế (nếu có):

   • Bản sao biên lai nộp thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc các loại thuế khác gần nhất (nếu có).

5. Hợp đồng lao động:

   • Bản sao có dấu đỏ và chữ ký của người đại diện công ty.

III. Giấy tờ từ phía công ty mời (phía Nhật Bản):

1. Thư mời:

   • Bản gốc có dấu và chữ ký của người đại diện công ty mời.
   • Ghi rõ thông tin người được mời (họ tên, quốc tịch, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu).
   • Mục đích cụ thể của chuyến công tác (ví dụ: tham dự hội nghị, đàm phán hợp đồng, khảo sát thị trường, đào tạo…).
   • Thời gian mời (ngày đến, ngày đi dự kiến).
   • Địa điểm làm việc hoặc các hoạt động sẽ diễn ra.
   • Thông tin chi tiết về công ty mời (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ).
   • Cam kết chịu trách nhiệm về chi phí (nếu có).

2. Giấy bảo lãnh:

   • Bản gốc có dấu và chữ ký của người đại diện công ty mời.
   • Cam kết bảo lãnh cho người được mời trong thời gian lưu trú tại Nhật Bản, đảm bảo tuân thủ luật pháp và chi trả các chi phí phát sinh (nếu cần).

3. Hồ sơ đăng ký pháp nhân của công ty mời (Tokibo Tohon):

   • Bản gốc hoặc bản sao có đóng dấu của công ty mời, được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất.
   • Giấy này chứng minh sự tồn tại hợp pháp của công ty mời tại Nhật Bản.

4. Giới thiệu về công ty mời (Kaisha Gaiyo):

   • Bản gốc hoặc bản sao có đóng dấu của công ty mời.
   • Giới thiệu về lịch sử hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, quy mô công ty…

IV. Lịch trình chi tiết chuyến đi công tác:

• Bản gốc, liệt kê cụ thể từng ngày hoạt động tại Nhật Bản (ngày đến, ngày đi, các cuộc họp, địa điểm làm việc, tên đối tác gặp gỡ…).

V. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa hai công ty (nếu có):

• Hợp đồng hợp tác kinh doanh, biên bản ghi nhớ (MOU), thư trao đổi… (bản sao có dấu của cả hai công ty).

VI. Các giấy tờ khác (nếu có):

• Lịch sử du lịch (nếu có): Bản sao visa và dấu nhập cảnh của các nước đã từng đi (đặc biệt là các nước phát triển).
• Vé máy bay khứ hồi và xác nhận đặt phòng khách sạn (nếu đã có): Nên nộp để chứng minh kế hoạch đi lại rõ ràng, nhưng không nên mua vé máy bay trước khi được cấp visa.

Lưu ý quan trọng:

• Tất cả các giấy tờ sao y bản chính hoặc bản công chứng phải được thực hiện trong vòng 3 tháng gần nhất.
• Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán có thể yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ nếu cần thiết.
• Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không đảm bảo 100% bạn sẽ được cấp visa, quyết định cuối cùng thuộc về Cơ quan lãnh sự Nhật Bản.
• Nên nộp hồ sơ ít nhất 1 tháng trước ngày dự kiến đi để có đủ thời gian xét duyệt.
• Tìm hiểu kỹ thông tin trên website chính thức của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam (ở Hà Nội) hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh để có thông tin cập nhật nhất.

I. Giấy tờ cá nhân của người xin visa (phía Việt Nam):

1. Hộ chiếu:

   • Bản gốc còn hiệu lực ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh Nhật Bản (tức là sau ngày dự kiến rời Nhật Bản ít nhất 6 tháng).
   • Phải còn ít nhất 2 trang trống để dán visa.
   • Nộp kèm bản sao tất cả các trang có thông tin cá nhân và các trang có visa (nếu có).

2. Đơn xin visa:

   • Tải mẫu đơn mới nhất từ website của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam.
   • Điền đầy đủ, chính xác bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (viết in hoa, không tẩy xóa, không bỏ trống mục nào).
   • Ký tên trùng với chữ ký trên hộ chiếu.
   • Không dập ghim đơn xin visa.

3. Ảnh thẻ:

   • 01 ảnh kích thước 4.5cm x 4.5cm.
   • Chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
   • Nền trắng, mặt nhìn thẳng, rõ ràng, không đeo kính râm, không đội mũ (trừ lý do tôn giáo).
   • Ghi rõ họ tên và ngày tháng năm sinh ở mặt sau ảnh.

4. Sổ hộ khẩu:

   • Bản sao công chứng đầy đủ các trang có thông tin.

5. Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân:

   • Bản sao công chứng.

6. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người mời tại Nhật Bản:

   • Vợ/chồng: Giấy chứng nhận kết hôn (bản sao công chứng).
   • Bố/mẹ – Con cái: Giấy khai sinh (bản sao công chứng).
   • Anh/chị/em ruột: Giấy khai sinh của cả hai người (bản sao công chứng) hoặc sổ hộ khẩu cũ có tên cả hai người (bản sao công chứng).
   • Ông/bà – Cháu: Giấy khai sinh của người xin visa và giấy tờ chứng minh mối quan hệ của bố/mẹ người xin visa với ông/bà (bản sao công chứng).
   • Bạn bè: Cần cung cấp bằng chứng về mối quan hệ thân thiết và lâu dài (ví dụ: hình ảnh chụp chung, thư từ, email…). Tuy nhiên, visa thăm bạn bè thường khó khăn hơn các mối quan hệ gia đình trực hệ.

7. Giấy tờ chứng minh công việc và tài chính của người xin visa (nếu có):

   • Tương tự như hồ sơ xin visa du lịch (hợp đồng lao động, giấy xin nghỉ phép, bảng lương, giấy đăng ký kinh doanh, sao kê tài khoản ngân hàng, sổ tiết kiệm…). Mặc dù không phải là yếu tố quyết định, nhưng việc chứng minh được khả năng tự chi trả một phần chi phí chuyến đi sẽ tăng độ tin cậy.

II. Giấy tờ từ phía người mời tại Nhật Bản:

1. Thư mời:

   • Bản gốc, viết bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh.
   • Ghi rõ thông tin người mời (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, quốc tịch, số thẻ cư trú/hộ chiếu).
   • Thông tin chi tiết về người được mời (họ tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, mối quan hệ với người mời).
   • Mục đích mời (thăm thân).
   • Thời gian mời (ngày đến, ngày đi dự kiến).
   • Địa điểm lưu trú của người được mời tại Nhật Bản.
   • Cam kết bảo lãnh (nếu có).

2. Giấy bảo lãnh:

   • Bản gốc, do người mời viết và ký tên.
   • Cam kết chịu trách nhiệm về chi phí sinh hoạt, đi lại và đảm bảo người được mời tuân thủ luật pháp Nhật Bản và rời khỏi Nhật Bản đúng thời hạn.

3. Bản sao thẻ cư trú (Zairyu Card) còn hiệu lực (đối với người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật) HOẶC bản sao hộ chiếu Nhật Bản (đối với công dân Nhật Bản):

   • Cần bản sao cả hai mặt.

4. Giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài (Juminhyo) – nếu người mời là người nước ngoài:

   • Bản gốc, được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất.
   • Ghi rõ thông tin của tất cả các thành viên trong gia đình cùng sinh sống.

5. Giấy chứng nhận thu nhập (Shotoku Kazei Shomeisho) hoặc Giấy báo nộp thuế (Nouzei Shomeisho) của người mời:

   • Bản gốc, được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất.
   • Chứng minh khả năng tài chính của người mời để bảo lãnh.

6. Giấy xác nhận việc làm (Zaishoku Shomeisho) của người mời:

   • Bản gốc, được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất.
   • Ghi rõ thông tin công ty, chức vụ, thời gian làm việc và mức lương (nếu có).

III. Lịch trình chi tiết chuyến đi:

• Bản gốc, do người mời hoặc người xin visa chuẩn bị.
• Liệt kê cụ thể ngày đến, ngày đi, các hoạt động dự kiến, địa điểm thăm viếng, nơi ở (địa chỉ cụ thể).

IV. Giấy tờ khác (nếu có):

• Vé máy bay khứ hồi và xác nhận đặt phòng khách sạn (nếu đã có): Nên nộp để chứng minh kế hoạch đi lại rõ ràng, nhưng không nên mua vé máy bay trước khi được cấp visa.
• Hình ảnh chụp chung giữa người mời và người được mời: Đặc biệt quan trọng đối với các mối quan hệ không phải trực hệ (ví dụ: bạn bè).